250 Meetingräume. Mitten in der Pandemie. Auf einmal musste alles hybrid laufen.

Die Ausgangslage: Standard für alle. Und trotzdem jeder Raum anders.

Als die COVID-Pandemie Hochkonjunktur hatte, musste Siemens Österreich seine Arbeitsweise von einem Tag auf den anderen umstellen. Sehr viele Mitarbeitende gingen ins Homeoffice, aber auch zum Kunden. Hybrides Arbeiten war keine Option mehr, sondern Pflicht. Und das bedeutete: massiv in Teams-Meetingräume investieren. Nicht ein paar, sondern über die Zeit 250 Räume, österreichweit.

Hinzu kamen zwei Anforderungen, die normalerweise gegeneinander arbeiten. Einerseits war eine vollständige Standardisierung erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit denselben Geräten arbeiten. Andererseits mussten alle Lösungen den Information-Security-Standards entsprechen, da Datensicherheit eine große Rolle spielt. „Diese Geräte werden uns zentral vorgegeben“, erklärt Jürgen, Projektleiter bei Smart Infrastructure Buildings Area East. Jedes Gerät muss erst im Siemens-Netzwerk angemeldet und freigegeben werden. „Das ist ein gewisser Prozess, der braucht Zeit, und umso wichtiger ist es, frühzeitig zu beginnen.“

„Es war ein Sprint-Start. Extrem herausfordernd, von der Materialverknappung bis zur Ressourcenverfügbarkeit. Und die große Erwartung, dass alles schnell umgesetzt wird.“

Gregor Glatz, Leitung Siemens Niederösterreich, Buildings Area East / Gebäudetechnik, Siemens AG Österreich

Der Wendepunkt: Die Antwort kam nicht aus einer Präsentation, sondern aus den Pilotprojekten.

LVL3 hat nicht aufgrund einer Ausschreibung angeboten. LVL3 war schon Jahre Lieferant. Als die Buildings-Organisation das Thema Meetingräume aufgrund der jahrelangen Erfahrungen in Medientechnik intern übernahm, war der Kontakt bereits da, und LVL3 ist von dort aus organisch in die Räume hineingewachsen.

Zweifel gab es trotzdem. „Am Anfang war die Überlegung: Kann ein kleines Unternehmen unseren Anforderungen gerecht werden? Unser Anspruch war eine rasche Inbetriebnahme und störungsfreie Nutzung der Räume.“

„Wir haben uns bewusst entschieden, die Pilotprojekte mit LVL3 zu machen. Und das war von Beginn weg positives Feedback. Solches Feedback ist der beste Motor und in dem Fall der Startschuss für eine Erfolgsgeschichte.“ Aus dem Lieferanten wurde ein Partner, der mitdenkt.

„Wir haben einen Partner gefunden, der uns ergänzt, der uns unterstützt und der die Qualifikation hat, die wir benötigen.“

Gregor Glatz, Leitung Siemens Niederösterreich, Buildings Area East / Gebäudetechnik, Siemens AG Österreich

Die Umsetzung: Reproduzierbar im Prozess. Individuell im Raum.

Die Rollen waren klar geteilt, und genau das hat funktioniert. „Die Räume werden von uns geplant. LVL3 liefert das Material, macht in den meisten Fällen Montage, Verkabelung und unterstützt bei der Vorarbeit. Die Netzwerkintegration wird intern abgewickelt, und auch die Inbetriebnahme machen zum Großteil unsere Siemens-TechnikerInnen“, beschreibt Jürgen den Ablauf. Die Compliance blieb dort, wo sie hingehört, bei Siemens. LVL3 hat gebaut, was rundherum tragen muss.

„Da geht es um Details: Welche Höhe bekommen die Monitore? Wie sind die Lautsprecher positioniert? Wie schaut die Verkabelung aus? Braucht man eine Wandverstärkung für die Montage?“ Vom Zwei-Personen-Raum bis zum Raum für zwanzig, dreißig Leute war jede Größe dabei, und jede wurde an den Grundriss angepasst. Dass LVL3 das Equipment schon kannte, hat den Start beschleunigt: „Sie kannten das Equipment, hatten es im Portfolio und haben uns bei der Auswahl des richtigen Equipments für den Raum unterstützt.“

Wenn es ungewöhnlich wurde

„LVL3 schränkt sich nicht auf die Lieferung und Inbetriebnahme ein, sondern bietet die gesamte technische Lösung. Egal ob ein Schlosser notwendig war oder Tischlerarbeiten, wir haben mit einem Partner eine gesamtheitliche Lösung anbieten können. Da zeigt sich die Kreativität.“ LVL3 ist dabei mehrfach in Vorleistung gegangen, bereit zu liefern, sobald alle Prozesse geklärt waren. „Dann ist man froh, einen Partner zu haben, der die Ressourcen zur Verfügung stellt. Das ist diese Zuverlässigkeit und die schnellen Reaktionszeiten.“

Was sich verändert hat

„Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich verändert. Kundengespräche und interne Meetings laufen über Teams. Das hat die Qualität massiv gesteigert. Man ist viel flexibler und schneller.“